Hoạt động công chứng là một trong ba hoạt động bổ trợ tư pháp theo quy định của pháp luât. Kể từ khi xuất hiện được pháp luật ghi nhận, đến nay pháp luật về hoạt động công chứng đã có nhiều điểm thay đổi phù hợp hơn với tình hình kinh tế xã hội.
Khái niệm công chứng nhà nước
Công chứng hay nói rõ hơn là yêu cầu chứng nhận, xác nhận,làm chứng. Hoạt động công chứng luôn gắn liền với sự phát triển của xã hội. Thuật ngữ Notariat (công chứng) – có gốc Latin là “Notarius” nghĩa là ghi chép, viết – nhưng không thể hiểu Notariat một cách sơ khai như nó có trong Luật La Mã (năm 452 trước Công Nguyên). Công
chứng là một nghề đã tồn tại hàng trăm năm nay. Đến nay, đó là một nghề được tổ chức chặt chẽ và rất phát triển.
Ở cộng hòa Pháp, công chứng hiện đại đã có từ hơn hai trăm năm nay. Tổ chức công chứng ở nước ta tuy ra đời muộn (các nước châu Âu có thiết chế công chứng từ hàng trăm năm nay) nhưng đã may mắn gặp được môi trường rất thuận lợi để phát triển đó là nền kinh tế thị trường ở nước ta. Nền kinh tế thị trường vừa là đối tượng phục vụ vừa là điều kiện phát triển của thiết chế công chứng. Ở các nước trên thế giới đã từ lâu không còn khái niệm công chứng mà thay vào đó là các phòng công chứng tư nhân. Ở Việt nam có hai loại hình công chứng là công chứng tư và công chứng công.Tổ chức công chứng và người thực hiện hành vi công chứng được nhà nước ra quyết định công nhận và cho phép hoạt động nhằm đảm bảo tính xác thực trong giao dịch và các quan hệ khác theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của công dân, tổ chức được thể hiện bằng các hình thức Nhà nước trực tiếp thực hiện( công chứng nhà nước) hay Nhà nước ủy quyền( công chứng tư). Trong nhân dân ta tồn tại một tập quán mỗi khi có giao dịch quan trọng đều nhờ có uy tín trong họ hàng ,làng xóm đứng ra làm chứng. Khi có tranh chấp xảy ra, cơ quan nhà nước có thẩm quyền dựa vào hình thức chứng nhận trên để giải quyết tranh chấp. Như vậy công chứng tư có thể được hiểu là những văn tự độc lập do các cá nhân công dân thực hiện và có người thứ ba làm chứng với tư cách cá nhân. Loại hoạt động này chúng ta thấy xuất hiện từ thời cổ đại và tồn tại cho tới ngày nay với hình thức là văn phòng công chứng hoạt động trong khuôn khổ pháp luật.
Đối với hình thức công chứng nhà nước, Nhà nước tổ chức và thực hiện công chứng chứ không ủy quyền cho tổ chức và cá nhân thực hiện. Là loại hình công chứng được tổ chức chặt chẽ và hoạt động chuyên nghiệp bằng kinh phí của nhà nước.Tổ chức công chứng là cơ quan nhà nước, nằm trong bộ máy hành pháp.
Công chứng xuất hiện ở nước ta từ những năm 1930, do tình hình lịch sử và điều kiện kinh tế, xã hội nên nước ta không thành lập tổ chức công chứng. Năm 1991, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên nước ta sử dụng thuật ngữ công chứng nhà nước: Công chứng nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Các hợp đồng và giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứng cứ.
Ngày 29/11/2006, Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật số 82/2006/QH11 quy định về công chứng.
Luật Công chứng đã có hiệu lực và đi vào cuộc sống kể từ ngày 1/1/2007. Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Còn chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Dựa trên Luật công chứng và quy định của Nghị định 79/CP về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay thì khái niệm công chứng được phân định rõ trên cả hai phương diện về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực. Việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của Phòng công chứng thực hiện thì được gọi là các việc công chứng. Việc chứng nhận bản sao văn bản giấy tờ, chứng nhận chữ ký của cá nhân thì do người có thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã thực hiện được xem là chứng thực.
Đặc điểm công chứng nhà nước
Công chứng nhà nước là hoạt động mang tính chất công, do công chứng viên thực hiện. Hoạt động công chứng ở nước ta do nhà nước quản lý về tổ chức, hoạt động công chứng là hoạt động dịch vụ công, công chứng có nhiệm vụ giúp công dân, tổ chức thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ bằng các biện pháp pháp lý. So với hoạt động của cơ quan tư pháp với chức năng thực thi công quyền thì hoạt động công chứng là hoạt động hỗ trợ tư pháp, cung cấp chứng cứ cho hoạt động tư pháp. Công chứng ở nước ta có điểm giống nhau so với công chứng của các nước trên thế giới, là do tổ chức công chứng và công chứng viên thực hiện, hoạt động công chứng được xem là một trong số các nghề tư pháp, công chứng viên là một chức danh do nhà nước quy định về tiêu chuẩn chuyên môn, đạo đức. Công chứng viên là người được giao nhiệm vụ chứng nhận các hợp đồng, giao dịch của công dân và tổ chức, nhằm tạo ra một chứng cứ xác thực có giá trị pháp lý cao ngoại trừ quyết định của tòa án, tạo sự tin tưởng cho các bên tham gia.
Công chứng viên, nếu là công chức nhà nước hoạt động chuyên trách được hưởng lương theo nghạch bậc công chứng viên, lệ phí thu được phải nộp vào ngân sáchnhà nước. Khi công chứng viên gây thiệt hại đối với đương sự thì tổ chức công chứng chịu trách nhiệm dân sự đối với đương sự. Nghị định 75/2000/NĐ-CP (8/12/2001) không có điều nào quy định cấm công chứng viên hành nghề tự do, song cũng không có quy định nào cho phép công chứng viên hành nghề tự do. Đến năm 2006, Luật công chứng ra đời thì công chứng viên được lựa chọn nơi hành nghề công chứng, trừ công chứng viên của Phòng công chứng. Đây được xem là bước phát triển mới trong tổ chức và hoạt động công chứng ở nước ta.
Với những đặc điểm trên, công chứng nhà nước ở nước ta là hoạt động dịch vụ mang tính chất công, hoạt động theo nguyên tắc tự hạch toán hoặc tự trang trải. Công chứng nhà nước còn là một khâu trong quá trình quản lý của Nhà nước đối với các hoạt động giao dịch. Hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay là hoạt động mang tính chất nghề nghiệp, do công chứng viên thực hiện, đồng thời là hoạt động của các chức danh không chuyên nghiệp. Mục đích là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức và công dân, cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ khi cần thiết để phục vụ việc giải quyết các tranh chấp, củng cố trật tự pháp luật.
Vai trò của công chứng nhà nước
Đối với nước ta việc luật công chứng ra đời trong những năm gần đây là phù với điều kiện phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận động theo cơ chế thị trường, dưới sự quản lý của Nhà nước, thực hiện đổi mới kinh tế, xã hội phù hợp với chủ trương của nhà nước phát triển cơ cấu kinh tế nhiều thành phần với hình thức sản xuất kinh doanh đa dạng, trong đó sở hữu toàn dân và tập thể là nền tảng, kinh tế quốc doanh giữ vai trò chủ đạo. Chính cơ sở kinh tế này đã quyết định đến việc xây dựng hệ thống công chứng và xác định vai trò, chức năng, nhiệm vụ công chứng ở nước ta.
Phòng công chứng với tư cách là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, đã có một vị thế mới, hoạt động công chứng lần đầu tiên trong văn bản của chính phủ được thừa nhận là một nghề tư pháp (Luật công chứng 2006).
Hoạt động chứng nhận của cơ quan thực hiện công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế và các quan hệ xã hội khác, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, có tác dụng phòng ngừa các tranh chấp và vi phạm pháp luật. Bên cạnh đó là giá trị thi hành đối với các bên giao kết, sự hiện diện của công chứng viên, người có trình độ chuyên môn hiểu biết pháp luật chứng nhận các bên đưa ra những điều khoản đúng pháp luật đã giúp cho hiệu lực của văn bản công chứng có giá trị cao. Văn bản công chứng buộc công dân, tổ chức phải tự nguyện thi hành những nghĩa vụ và giúp họ được hưởng những quyền lợi mà văn bản công chứng xác nhận mà không cần phải thông qua phán xét của Tòa án.
Hoạt động công chứng nhà nước là hoạt động dịch vụ công, tuy không phải là hoạt động quản lý nhà nước nhưng nó góp phần hỗ trợ tích cực để Nhà nước thực hiện quản lý các hoạt động giao dịch. Khi nói đến hoạt động công chứng tức là đến việc yêu cầu chứng nhận và việc chứng nhận. Quá trình chứng nhận là quá trình diễn ra giữa các chủ thể yêu cầu chứng nhận và chủ thể chứng nhận cùng hoạt động chung nhằm mục đích phản ánh chính xác nội dung sự việc. Với những vai trò nêu trên, công chứng có thể được xem là một hoạt động bổ trợ tư pháp, với nghĩa hẹp là bổ trợ cho hoạt động xét xử của tòa án, với nghĩa rộng là góp phần duy trì trật tự xã hội.
Phạm vi hoạt động của công chứng nhà nước
Việc xác định phạm vi hoạt động của công chứng hay nói cách khác là xác định thẩm quyền của cơ quan công chứng được làm những gì, hoạt động trong khuôn khổ nào. Để xác định được thế nào là việc công chứng thì cần phải căn cứ vào quy định của pháp luật, người được giao thực hiện và ký văn bản công chứng. Vấn đề xác định phạm vi công chứng ở các nước có sự khác nhau, tùy theo điều kiện, hòan cảnh của từng nước, có hai cách để các nước lựa chọn.
Cách thứ nhất, Nhà nước xác định phạm vi sau đó các văn bản pháp luật khác quy định một số việc bắt buộc phải có chứng nhận của công chứng.
Cách thứ hai, Nhà nước liệt kê các việc công chứng. Việc liệt kê giúp cho công chứng viên xác định rõ ràng việc mình được làm và buộc phải làm, giúp cho Nhà nước theo dõi, kiểm tra hoạt động của công chứng viên một cách dễ dàng. Nhưng mặt trái của nó là vì quy định như vậy không thể nào liệt kê hết được những việc mà công dân cần công chứng, dẫn đến hạn chế hoạt động của công chứng viên và không đáp ứng được nhu cầu công chứng của công dân.
Thực tiễn hoạt động công chứng trong những năm vừa qua (từ khi Luật công chứng 2006 được ban hành) cho thấy rằng, hoạt động công chứng ngày càng phát triển.
Một mặt, do hoạt động sôi động của nền kinh tế thị trường, các quan hệ xã hội trong lĩnh vực kinh tế thương mại và các quan hệ giao dịch trở nên phong phú đa dạng; mặt khác, do nhận thức về pháp luật của nhân dân về quyền và nghĩa vụ phát sinh trong các quan hệ giao dịch dân sự ngày càng cao. Trong giai đoạn hiện nay, thực hiện cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, vai trò của công chứng hết sức quan trọng, nó giúp Nhà nước quản lý các hoạt động giao dịch. Nếu Nhà nước áp dụng quá nhiều hình thức bắt buộc phải công chứng một cách cứng nhắc tạo ra sự ràng buộc không cần thiết trong giao dịch.
Mục đích của việc xác định phạm vi công chứng là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Phạm vi công chứng mở rộng hay thu hẹp và nhằm vào đối tượng nào là tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà nước trong từng giai đoạn.
Trong 15 năm thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực (1992 – 2007), hoạt động này ở nước ta đã thể hiện những điểm hạn chế cơ bản về mô hình tổ chức hoạt động công chứng, đặc biệt là sự lẫn lộn giữa công chứng và chứng thực dẫn đến quá tải về bản sao tại các phòng công chứng (theo Báo cáo tổng kết khi xây dựng Luật Công chứng thì có từ 95 đến 98% công việc của phòng công chứng là chứng nhận bản sao giấy tờ), khiến người dân và các doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian chờ đợi, xếp hàng, vấn nạn “cò công chứng” cũng nhờ đó mà phát triển làm mất uy tín của công chứng.
Để giải quyết tình trạng nêu trên, ngày 29/11/2006 Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng, ngày 18/5/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đây là bước ngoặc quan trọng trong quá trình phát triển công chứng, chứng thực ở nước ta, đặt cơ sở pháp lý vững chắc cho việc phát triển công chứng theo hướng chuyên nghiệp hóa, dịch vụ hóa và xã hội hóa.
Chỉ trong vòng thời gian ngắn triển khai thực hiện, tính đến 30/09/2010, số tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước đã tăng gấp bốn lần so với trước đó (từ 1992- 6/2007, cả nước có khoảng 84 tổ chức hành nghề công chứng, hiện nay con số này là 336, trong đó có 128 phòng công chứng và 208 văn phòng công chứng). Số lượng các hợp đồng, giao dịch mà các tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước đã chứng nhận trong ba năm (01/7/2007 – 30/09/2010) là 1.446.145, tổng phí công chứng thu được gần 550 tỷ đồng, tăng hơn nhiều so với trước khi có Luật Công chứng. Điều quan trọng là các tổ chức hành nghề công chứng đã có sự thay đổi lớn trong thái độ, phong cách phục vụ. Có thể nói rằng luật công chứng ra đời là một bước đột phá trong việc mở rộng phạm vi công chứng. Cơ quan công chứng và các cơ quan có thẩm quyền chứng thực được phép chứng nhận các hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng và cá nhân tổ chức tự nguyện yêu cầu.
Trong những năm vừa qua, do bị bó hẹp trong việc liệt kê cụ thể các việc công chứng, cho nên các phòng công chứng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện, không đáp ứng được các nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức về hợp đồng, giao dịch thuộc lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại, gây cản trở các hoạt động kinh tế, xã hội. Dẫn đến nhiều yêu cầu công chứng bị từ chối, hoặc phải phối hợp với nhiều cấp, nhiều ngành mới thực hiện được. Theo quy định hiện nay thì các việc công chứng chỉ bị giới hạn khi thực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện công chứng, chứng thực phải khách quan, trung thực và phải chịu trách nhiệm công chứng, chứng thực do mình thực hiện; trong trường hợp biết hoặc phải biết việc công chứng, chứng thực hoặc nội dung công chứng, chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội thì không được thực hiện công chứng, chứng thực. Đây là điểm rất tiến bộ vừa có tính khoa học, vừa có tính pháp lý chặt chẽ.
Trường hợp nào phải công chứng?
Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay không có điều luật nào quy định về các trường hợp bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên mỗi giao dịch khác nhau sẽ có quy định cụ thể về việc công chứng.
Ví dụ theo quy định tại Điều 122 của Luật nhà ở và Điều 430 của Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng mua bán nhà ở phải thực hiện công chứng theo quy định.
– Đối với các hợp đồng tặng cho tài sản là nhà ở, bất động sản trừ trường hợp tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương thì phải thực hiện công chứng theo quy định theo quy định tại Điều 122 Luật Nhà ở và Khoản 1 Điều 459 Bộ luật dân sự 2015.
– Các hợp đồng tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản và có công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 167 của Luật Đất đai 2013.
– Ngoài ra di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ phải được công chứng được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 630 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định tại Khoản 5 Điều 647 của Bộ Luật Dân sự 2015.
– Văn bản về lựa chọn người giám hộ bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015.
Ngoài những trường hợp bắt buộc phải công chứng được quy định cụ thể trong một số Luật chuyên ngành cụ thể thì tùy theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức cũng có thể thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch khác.
Thủ tục thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật
Thủ tục công chứng sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tài liệu cần thiết cho việc công chứng
Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Soạn thảo giấy tờ phục vụ cho việc công chứng
Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên tham gia ký hợp đồng công chứng
Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Nộp phí công chứng và nhận bản gốc tài liệu công chứng
Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
